Come organizzare un evento aziendale di successo

La buona riuscita di una festa aziendale dipende dalla sua puntuale organizzazione: è necessario progettare e pianificare in anticipo tutte quelle soluzioni che contribuiranno a migliorare la percezione che ciascuno dei partecipanti avrà dell’evento.

Stabilire il budget, la lista dei partecipanti e la scelta della location, sono i primi passi da affrontare nell’organizzazione; in particolare, la scelta del luogo perfetto, dovrà tener conto del tipo di evento aziendale che si sta organizzando, del tono più o meno istituzionale e soprattutto della stagione in cui si terrà l’evento. Molte aziende organizzano due feste all’anno, una in occasione del Natale e una prima delle vacanze estive; ovviamente la location non può prescindere da questo aspetto, soprattutto se si opta per lo svolgimento di una parte dell’evento all’aperto.

Una volta stabiliti budget, location e partecipanti, si entra nel vivo dell’organizzazione. In questa fase la scelta migliore è sicuramente quella di affidarsi ad un team di professionisti in grado di fornire il giusto supporto logistico in merito alle forniture e agli allestimenti.

Sarà importante stabilire gli step secondo i quali si svolgerà l’evento, per stabilire con precisione le necessità logistiche di cui ogni momento ha bisogno.

Per i momenti di formazione è necessario disporre di una sala abbastanza ampia per contenere tutti i partecipanti, con comode sedute e un’impeccabile percezione di video e suono; è fondamentale intervallare il meeting con uno o più break, a seconda della durata, garantendo ai partecipanti momenti di svago e relax.

Il momento dedicato al cibo è sicuramente il più importante e, per certi versi, il più atteso: il cibo è il massimo momento di convivialità di una festa! E’ fondamentale affidarsi ad un servizio di catering esperto, in grado di rispondere degnamente alle esigenze di ogni partecipante, ponendo l’attenzione sulla qualità di cibo e servizio.

L’ultimo aspetto da non sottovalutare è legato alle attività per il tempo libero: una festa aziendale è soprattutto un pretesto per il team building. È importante per questo pianificare una serie di attività che permettano l’interazione e il gioco di squadra, assicurando momenti di svago e divertimento, e creare, se la location lo permette, delle aree accessorie con banconi per bar e snack, un’area per la musica e un’area relax con sedute e divani.

L’errore più frequente che si fa nell’organizzazione di questo tipo di eventi è quello di distribuire in modo errato il budget. Spesso si sottovalutano alcuni aspetti che richiedono attenzione e uno sforzo economico maggiore e si finisce col destinare buona parte del budget a situazioni accessorie meno importanti di altre. Per questo motivo ricevere consigli ed idee in proporzione al proprio budget vi permetterà di realizzare l’evento migliore in relazione alle vostre disponibilità.

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